Veraltete Telefonanlagen, getrennte Standorte und mangelnde Flexibilität im Homeoffice – das waren die Herausforderungen, vor denen viele Unternehmen stehen. Mit der Einführung von 3CX als zentrale Kommunikationsplattform und dem Einsatz von Softphones sowie DECT-Telefonen haben wir diese Hürden für einen unserer Kunden mit drei Standorten erfolgreich überwunden.
Die Ausgangssituation: Drei Standorte, drei Insellösungen
Viele Unternehmen mit mehreren Niederlassungen kennen das Problem: Jeder Standort betreibt seine eigene Telefonanlage, interne Weiterleitungen sind kaum möglich, und die Kosten für externe Verbindungen zwischen den Niederlassungen summieren sich erheblich. Hinzu kommt der wachsende Bedarf an mobiler Erreichbarkeit – im Büro, im Homeoffice und unterwegs.
Genau dieses Szenario lag vor, als wir den Auftrag erhielten, die Kommunikationsinfrastruktur eines mittelständischen Unternehmens mit drei geografisch getrennten Standorten zu modernisieren und zu vereinheitlichen. Zudem klagte der Kunde über anhaltende Probleme mit der DECT-Verbindung an einem Standort. Diese ergaben sich durch Stahlbetonwände und hohen Blechdecken.
Die Lösung: 3CX als zentrale IP-Telefonanlage
Für die Vereinheitlichung der Kommunikation fiel die Wahl auf 3CX, eine der führenden Software-basierten Telefonanlagen (PBX) auf dem Markt. 3CX bietet eine vollständig webbasierte Verwaltungsoberfläche, native Apps für Windows, macOS, iOS und Android sowie eine nahtlose Integration in bestehende IT-Infrastrukturen.
Entscheidend war dabei das Betriebsmodell: Anstatt die Anlage auf eigener Hardware zu betreiben, was auch problemlos möglich wäre, wird die 3CX-Instanz bei einem zertifizierten Cloud-Partner gehostet.
Das bedeutet: Kein eigener Server, keine Wartung der Infrastruktur, keine Ausfallrisiken durch lokale Hardware. Der Cloud-Partner übernimmt Betrieb, Updates und Verfügbarkeit – das Unternehmen profitiert von einer professionellen Telefonanlage as a Service.
Über diese zentrale Cloud-Instanz wurden alle drei Standorte miteinander verbunden. Interne Gespräche zwischen den Niederlassungen sind seitdem kostenlos, die Rufnummernstruktur wurde vereinheitlicht, und die gesamte Administration erfolgt über eine einzige, webbasierte Oberfläche.
Zusätzlich wurden dem Kunden neue Rufnummernblöcke zur Verfügung gestellt, um eine klare und strukturierte Nummernvergabe zu gewährleisten und künftig Unübersichtlichkeit bei externen Rufnummern zu vermeiden. Die bisherigen Rufnummern wurden in die PBX integriert und leiten weiterhin auf die bestehenden Nebenstellen.
Softphones und DECT: Das richtige Endgerät für jeden Arbeitsplatz
Ein besonderes Augenmerk lag auf der Wahl der richtigen Endgeräte, denn nicht jeder Arbeitsplatz hat dieselben Anforderungen. Daher wurde ein gemischter Ansatz gewählt:
Softphones (3CX App)
Ideal für Büroarbeitsplätze und Homeoffice. Mitarbeiter telefonieren direkt über ihren PC oder ihr Smartphone, ganz ohne zusätzliche Hardware. Besonders flexibel und kostengünstig in der Anschaffung. Dies war für den Verwaltungsstandort eine immense Erleichterung, da nun auch Anrufe dank der intuitiven Oberfläche leicht angenommen, übergeben, und verwaltet werden konnten. Durch individuelle Warteschleifen lässt sich das Branding gezielt stärken und die Professionalität des Unternehmens an einer der wichtigsten Schnittstellen zum Kunden, dem Telefonkontakt, hervorheben.
DECT-Telefone
Perfekt für Bereiche, in denen Mobilität und Zuverlässigkeit entscheidend sind – etwa im Lager, in der Produktion oder an der Rezeption. DECT bietet eine stabile, interferenzfreie Verbindung ohne WLAN-Abhängigkeit. Dieser Ansatz wurde für die zwei Standorte ausgewählt, an denen bisher auch eine DECT-Verbindung vorhanden war. Hier hat hat kein Mitarbeiter ein eigenes Telefon. Stattdessen gibt es an den Besuchertheken jeweils ein Gemeinschaftstelefon, welches im gesamten Gebäude eine gute DECT-Erreichbarkeit fordert. Hier wurde auf eine professionelle DECT-Lösung gesetzt, mit dessen sowohl ein störungsfreies DECT-Netz als auch ein eine sehr hohe Gesprächsqualität erzielt werden konnte.
Vorteile der 3CX-Einführung auf einen Blick
- Kein eigener Server notwendig
Betrieb, Wartung und Updates übernimmt der Cloud-Partner. Das entlastet die interne IT erheblich. - Zentrale Verwaltung aller Standorte
Ein System, eine Oberfläche, kein Wildwuchs mehr. - Hohe Verfügbarkeit und professionelle Infrastruktur
Rechenzentrumsqualität mit redundanter Anbindung: deutlich zuverlässiger als lokale Hardware. - Kostenersparnis durch interne Freiverbindungen
Gespräche zwischen Standorten laufen kostenlos über das IP-Netz. - Alle Standorte über eine zentrale Instanz verbunden
Einheitliche Rufnummernstruktur und gemeinsame Telefonbücher standortübergreifend. - Homeoffice und mobiles Arbeiten ohne Kompromisse
Die 3CX-App verbindet sich direkt mit der Cloud-Instanz. Dadurch sind die Mitarbeiter sind mit ihrer Büronummer überall erreichbar, auch ohne VPN. - Planbare Kosten durch Lizenzmodell
Monatlich kalkulierbare Kosten statt hoher Einmalinvestitionen in Server-Hardware. - Videomeetings und Chat inklusive
3CX bringt Videokonferenzen und internen Chat direkt mit – ohne separate Tools oder zusätzliche Lizenzen.
Fazit: Einmal einrichten, dauerhaft profitieren
Die Einführung einer modernen IP-Telefonanlage mit 3CX hat sich in diesem Projekt als klar richtige Entscheidung erwiesen. Durch die Kombination aus Softphones für flexible Arbeitsplätze und DECT-Telefonen für mobile Einsatzbereiche konnte eine Lösung geschaffen werden, die sowohl die aktuellen als auch die zukünftigen Anforderungen des Unternehmens erfüllt.
Wenn auch ihr eure Telefoninfrastruktur modernisieren und mehrere Standorte effizient vernetzen möchten, stehen wir gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch zur Verfügung.
